Apabila syarikat berpindah daripada talian TM lama atau PBX di bilik stor kepada sistem telefon awan, soalan pertama yang biasanya timbul ialah: telefon apa yang perlu dibeli? Telefon IP ialah telefon pejabat yang disambung kepada rangkaian komputer, bukan kepada talian telefon. Di Malaysia, pilihan memang banyak, daripada model asas untuk kaunter kedai hingga telefon skrin besar untuk pengurus. Panduan ini menerangkan jenis telefon IP, ciri yang benar-benar penting, telefon yang sesuai untuk setiap peranan, dan empat jenama yang paling kerap kami gunakan: Yealink, Fanvil, Poly dan Grandstream.
Apa itu telefon IP?
Telefon IP (juga dipanggil telefon VoIP atau telefon SIP) menukar suara kepada data dan menghantarnya melalui rangkaian. Ia disambung dengan kabel LAN, atau Wi-Fi bagi sesetengah model, dan mendaftar kepada sistem telefon menggunakan protokol SIP. Sistem telefon itu pula boleh berada di awan, seperti PBX awan JomCloud, jadi tiada lagi kotak PBX di pejabat yang perlu diselenggara.
Kesannya praktikal: telefon yang sama boleh dibawa ke cawangan di Shah Alam atau Johor Bahru, dipasang pada mana-mana port rangkaian, dan ia tetap menjadi sambungan yang sama. Untuk gambaran penuh tentang cara sistem awan berfungsi, baca panduan PBX awan kami.
Telefon meja, DECT tanpa wayar atau softphone?
Ada tiga cara staf membuat dan menerima panggilan. Kebanyakan syarikat menggunakan gabungan ketiga-tiganya.
Telefon meja
Pilihan biasa untuk penyambut tetamu, kaunter dan staf yang banyak bercakap di telefon. Kualiti audio konsisten, butang fizikal untuk pindah panggilan dan tahan panggilan, dan tidak bergantung kepada bateri atau komputer.
Telefon DECT tanpa wayar
Satu stesen pangkalan (base) yang disambung ke rangkaian, dengan beberapa handset tanpa wayar. Sesuai untuk kedai, gudang, klinik dan restoran, di mana staf bergerak sepanjang hari. Sebagai contoh, sistem Yealink W76P menyokong sehingga 10 handset dan 10 akaun SIP, dan liputannya boleh diluaskan dengan sehingga 6 repeater. Lebih lanjut dalam panduan kami tentang telefon pejabat tanpa wayar.
Softphone dan aplikasi mudah alih
Aplikasi di komputer atau telefon pintar, digunakan dengan set kepala (headset). Tiada perkakasan untuk dibeli, dan sesuai untuk staf jualan, staf yang bekerja dari rumah dan pengurus yang selalu di luar pejabat. Dengan JomCloud, nombor sambungan yang sama berdering pada telefon meja, softphone dan aplikasi mudah alih.
Ciri telefon IP yang perlu diperiksa
Lembaran spesifikasi boleh mengelirukan. Ini senarai semak ringkas untuk perniagaan kecil dan sederhana di Malaysia:
- Bilangan talian atau akaun SIP — kebanyakan staf hanya perlukan satu sambungan. Bilangan akaun lebih penting jika seorang staf menjawab untuk beberapa jabatan.
- Kekunci talian (line keys) — butang yang boleh ditetapkan sebagai lampu sibuk (BLF) untuk melihat sama ada rakan sekerja sedang dalam panggilan, atau sebagai dail pantas.
- Skrin — skrin warna lebih mudah dibaca, terutama untuk senarai panggilan dan direktori. Penyambut tetamu mendapat manfaat daripada skrin yang lebih besar.
- Gigabit Ethernet — jika komputer disambung melalui port kedua telefon, pilih model Gigabit supaya kelajuan rangkaian komputer tidak terhad kepada 100 Mbps.
- PoE (Power over Ethernet) — telefon mendapat kuasa daripada kabel rangkaian, jadi tiada penyesuai kuasa di bawah meja. Perlukan suis rangkaian PoE; jika tiada, gunakan penyesuai kuasa.
- Wi-Fi — berguna di tempat yang sukar ditarik kabel, contohnya ruang kedai yang diubah suai.
- Bluetooth dan port set kepala — untuk set kepala tanpa wayar atau port RJ9/USB untuk set kepala berwayar. Penting bagi ejen pusat panggilan.
- Modul pengembangan — panel kekunci tambahan untuk penyambut tetamu yang memantau ramai sambungan.
Telefon IP mengikut peranan
Peraturan mudah: beri telefon yang sesuai dengan cara orang itu bekerja, bukan model yang sama untuk semua.
| Peranan | Jenis telefon | Ciri yang penting |
|---|---|---|
| Penyambut tetamu | Telefon meja eksekutif atau pertengahan | Skrin warna besar, banyak kekunci BLF, modul pengembangan |
| Staf pejabat | Telefon meja entry-level atau pertengahan | Skrin warna, PoE, Gigabit jika komputer disambung melaluinya |
| Pengurus | Telefon meja pertengahan atau eksekutif, ditambah aplikasi mudah alih | Bluetooth, set kepala tanpa wayar, nombor yang sama di telefon pintar |
| Ejen pusat panggilan | Telefon meja dengan set kepala, atau softphone | Port set kepala atau Bluetooth, audio jelas untuk panggilan panjang |
| Gudang, kedai, klinik | DECT tanpa wayar | Handset tahan lasak, liputan seluruh premis, repeater jika perlu |
| Staf jualan dan kerja jarak jauh | Softphone atau aplikasi mudah alih | Tiada perkakasan; nombor syarikat di mana-mana |
Bagi pasukan khidmat pelanggan yang menggunakan pusat hubungan JomCloud atau JomConnect, telefon meja dan softphone berfungsi dengan cara yang sama: ejen log masuk ke barisan (queue) dan panggilan diagihkan kepadanya.
Jenama telefon IP yang kami gunakan
Keempat-empat jenama di bawah menghasilkan telefon SIP standard yang berfungsi baik dengan JomCloud. Perbezaannya lebih kepada rekaan, julat model dan citarasa, bukan sama ada ia boleh digunakan.
Yealink
Antara jenama telefon IP yang paling biasa di pejabat Malaysia, dengan julat lengkap daripada telefon meja asas hingga DECT dan telefon persidangan. Sebagai contoh, Yealink T54W mempunyai skrin warna 4.3 inci, sehingga 16 akaun VoIP, dua port Gigabit dengan PoE, serta Wi-Fi dwi-jalur dan Bluetooth terbina dalam. Baca panduan Yealink kami.
Fanvil
Fanvil menawarkan nilai yang baik untuk pejabat yang perlukan banyak telefon. Siri X300 ada beberapa varian: X303G mempunyai skrin warna 2.4 inci, 4 talian SIP, dua port Gigabit dan PoE, manakala X303W menambah Wi-Fi 2.4 GHz dan 5 GHz. Baca panduan Fanvil kami.
Poly (dahulu Polycom)
Poly kini sebahagian daripada HP. Telefon meja semasanya ialah siri Edge E: model entry-level E100 dan E220 dengan paparan warna, siri E300 dengan 8 kekunci talian dan skrin warna 3.5 inci, dan siri E400 dengan 14 kekunci talian dan paparan kedua. Banyak pejabat masih menggunakan telefon VVX lama; baca panduan Poly kami untuk mengetahui sama ada ia masih boleh digunakan.
Grandstream
Grandstream terkenal dengan siri GRP yang dibina untuk pemasangan berskala besar. GRP2614 mempunyai 4 kekunci talian, sehingga 12 akaun SIP, skrin warna 2.8 inci ditambah skrin kedua 2.4 inci, dua port Gigabit dengan PoE, serta Wi-Fi dan Bluetooth terbina dalam (Wi-Fi pada versi perkakasan 5.0 ke atas). Baca panduan Grandstream kami.
Masih belum pasti? Kami bandingkan keempat-empatnya secara terperinci dalam Yealink vs Fanvil vs Poly vs Grandstream.
Telefon sampai siap berfungsi: peruntukan automatik
Cara lama memasang telefon IP ialah membuka antara muka web setiap telefon dan menaip pelayan, nama pengguna dan kata laluan SIP satu demi satu. Untuk pejabat 20 orang, kerja itu memakan masa sehari, dan kata laluan sering berakhir di atas nota pelekat.
Telefon yang kami bekalkan menggunakan peruntukan automatik berpusat (auto-provisioning). Setiap telefon mengambil tetapannya daripada pelayan peruntukan kami sendiri. Anda hanya pasang kabel rangkaian dan kuasa (PoE atau penyesuai kuasa), dan telefon hidup pada sambungannya. Dari panel kami, pasukan kami:
- menetapkan telefon (mengikut alamat MAC) kepada sistem telefon dan sambungan yang betul, dari jauh;
- memindahkan telefon ke meja, staf, sambungan atau cawangan lain tanpa menyentuhnya — telefon akan mengambil tetapan baharu;
- menetapkan susunan kekunci yang sama (BLF dan dail pantas) untuk seluruh syarikat atau bagi setiap telefon;
- melihat bila setiap telefon kali terakhir mengambil tetapannya.
Kata laluan SIP disimpan dalam bentuk tersulit. Peruntukan juga tidak berada di laluan panggilan: telefon mendaftar terus kepada sistem telefon, jadi panggilan terus berfungsi walaupun pelayan peruntukan tidak tersedia buat seketika. Penerangan penuh ada dalam artikel kami tentang peruntukan automatik telefon IP.
Cara JomCloud membekal dan memasang telefon IP
- Kami boleh bekalkan telefon. Yealink, Fanvil, Poly dan Grandstream ialah jenama yang paling kerap kami gunakan. Beritahu kami bilangan staf dan peranan mereka, dan kami cadangkan model serta beri sebut harga.
- Atau guna telefon sendiri. Kebanyakan telefon SIP standard berfungsi. Kami semak model anda dahulu.
- Berfungsi dengan semua pakej: PBX (RM39 setiap sambungan sebulan), Pusat Hubungan (RM49 setiap ejen sebulan), Pendail (RM149 setiap ejen sebulan) dan JomConnect.
- Satu nombor, tiga peranti: telefon meja, softphone di komputer dan aplikasi mudah alih.
Jika anda masih mempunyai PBX lama yang belum mahu diganti sepenuhnya, ia boleh disambung ke awan dahulu. Lihat cara menyambung PBX lama melalui SIP gateway.